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——中國市政工程協(xié)會五屆五次理事會暨全國市政金杯示范工程頒獎大會承辦工作斷想

    寫在前面  4月18日至20日，集團公司與浙江省市政行業(yè)協(xié)會共同承辦的中國市政工程協(xié)會五屆五次理事會暨全國市政金杯示范工程頒獎大會在杭州隆重召開。全國市政行業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、代表及隨行人員近400人參加會議。
    這次大會是集團公司首次承辦市政行業(yè)全國性大會，也是集團公司迄今承辦的最大規(guī)模會議。為順利完成大會承辦工作，集團公司作了精心準備和周密安排，并組建了會務(wù)組、后勤保障組、活動安排組及青年志愿服務(wù)隊，負責(zé)各項會務(wù)工作的實施。在集團公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持、指導(dǎo)下，在全體工作人員的共同努力下，集團公司當好東道主、熱情迎嘉賓，圓滿完成了各項任務(wù)，受到與會領(lǐng)導(dǎo)、代表的充分肯定和好評，并通過承辦大會，展示了新形象，提升了美譽度，擴大了影響力。
    承辦大會使集團公司鍛煉了隊伍、收獲了經(jīng)驗，透過各工作小組的點滴感受，我們體會到大家的辛勤工作和努力付出——
 

會務(wù)組

    會務(wù)接待是公務(wù)接待的重要環(huán)節(jié)，是體現(xiàn)企業(yè)文化的重要方式。會務(wù)安排是否做到未雨綢繆，直接關(guān)系到會務(wù)工作水平和會議的順利召開。
    承蒙集團公司領(lǐng)導(dǎo)的信任，我有幸參加了大會的會務(wù)接待工作，面對這項艱巨的任務(wù)，絲毫不敢松懈。通過細致、周到和熱情的接待工作，我們充分展示了自己的能力和形象，以及全體工作人員的精神風(fēng)貌。回顧整個會務(wù)工作，體會、感受頗深。
    有人說，“小事成就大事，細節(jié)決定成敗。”要做好會務(wù)工作，最重要的是要將工作做“細”，做到各方面成竹在胸。為辦好大會，集團公司進行了精心策劃和組織：一是安排整體、流程規(guī)范。細分了會務(wù)組、后勤保障組、活動安排組，更是創(chuàng)新地設(shè)立了青年志愿服務(wù)隊，提前預(yù)演會務(wù)內(nèi)容。會議期間，在開會、用餐、考察等環(huán)節(jié)，做好手機短信提示服務(wù)，既提高工作效率，又增添人文關(guān)懷。二是溝通有效、信息全面。在獲悉來賓信息后，提前通過電話了解基本情況，主要包括交通工具、抵離時間、職務(wù)、性別、人數(shù)、聯(lián)系方式、日程安排等，確保接待到位。三是考慮周全、服務(wù)高效。根據(jù)會務(wù)工作的需要，專門設(shè)計制作了會議指南、背景板、代表證、工作牌等會議用品，并融入了集團公司視覺識別系統(tǒng)的相關(guān)元素，還重新制作了宣傳冊和宣傳片，統(tǒng)一了工作人員著裝，展現(xiàn)了良好的企業(yè)形象。
    俗話說，“一只螞蟻來搬米，搬來搬去搬不起；兩只螞蟻來搬米，身體晃來又晃去；三只螞蟻來搬米，輕輕抬著進洞里。”18日下午，中國市政工程協(xié)會、中國市政工程網(wǎng)等工作人員雖然與我們是初次見面，但是通過分工、協(xié)作，僅用了3個小時就把400份會議資料全部分裝完成。正所謂“同心山成玉，協(xié)力土變金。”我們感到，要做好團隊協(xié)作，要給予彼此充分的支持，要微笑多一點、謙虛多一點、主動多一點、服務(wù)多一點。
    每一項會務(wù)工作的出色完成，需要傾入大量心血和精力，每一項工作的過程都是一次學(xué)習(xí)和提高的過程。通過這次會務(wù)工作，我感到了自己的不足之處：首先是工作不夠細心。雖然事先準備了代表名單，但是在整理名單時還是出現(xiàn)了重復(fù)、漏網(wǎng)的現(xiàn)象。其次是細節(jié)了解不夠具體。盡管中國市政工程協(xié)會這次壓縮了參會單位和人數(shù)，但還是有許多獲獎工程參建單位前來領(lǐng)取獎杯和證書，我們與協(xié)會的溝通不夠，導(dǎo)致現(xiàn)場人流短時擁堵。最后，也是最大的不足，是對杭州還不夠了解。當幾位代表讓我介紹西湖風(fēng)景名勝時，我自認為很熟悉自己生活的這座城市，但事實并非如此，當他們問到更細的內(nèi)容時，我卻不能說得十分到位，感到很慚愧。
    總體來說，我這次順利完成了集團公司交辦的有關(guān)會務(wù)、接待工作，但是表現(xiàn)還不夠出色。今后，我會努力提高素質(zhì)，彌補不足，將自己鍛煉得更強大、更專業(yè)化，進一步加快個人成長，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。（行政人事部 帥寶枋）

后勤保障組

    這次大會，后勤保障組順利完成了參會領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓的全部接送以及會議期間的用車任務(wù)，使我們真正體會到相互理解、精誠合作的真諦，尤其是駕駛員的辛苦工作，使人感動之余又心生敬意。
    在集團公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和精心布置下，13名駕駛?cè)藛T從16日開始就投入到會議的用車任務(wù)中。5天的工作，5天的相處，使我們對平時不甚起眼的駕駛工作刮目相看，他們的辛勤付出讓我們看在眼里，記在心里，同時也展現(xiàn)在全國同行面前。
    一些被臨時借用來充當駕駛員的同事感慨地說，“從沒有這么了解過駕駛員的工作，以前總覺得做駕駛員很輕松，不就是開開車嘛，不用費多少腦筋，現(xiàn)在覺得他們真的很辛苦”、“原來駕駛員不好當”、“駕駛員，太累了”……道出了親歷者的共同心聲。
    這次大會的參會領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓有的坐飛機來，有的乘火車來，時間不一致，地點不一樣，有的近，有的遠，有的早，有的晚。但是不管什么時間、什么地點，所有駕駛員都能做到思想統(tǒng)一、行動聽指揮，有任務(wù)時出車、無任務(wù)時集中待命，接到任務(wù)毫無怨言，不論駕駛半天還是一個小時，不論在市區(qū)還是到外地，始終態(tài)度熱情、服務(wù)周到，保質(zhì)保量完成任務(wù)。因為他們深知，一點點失誤都可能給企業(yè)形象帶來難以彌補的不良影響，所以有的雖然家近在咫尺，也連續(xù)幾天不回去，寧愿犧牲與家人團聚，也要堅持做好迎來送往的服務(wù)工作，他們樸實的言行令人感動。
    集團公司承辦這次大會，不僅使我們積累了辦會的寶貴經(jīng)驗，更是加強了同事之間的溝通交流和相互理解，使我們的團隊更具凝聚力和戰(zhàn)斗力。
    最后道一聲：駕駛員們，你們辛苦了！（行政人事部 肖存興）

活動安排組

    作為大會活動安排組，我們認為要搞好會務(wù)接待不僅需要用心、耐心和細心，更需要縝密安排，每個小小的細節(jié)體現(xiàn)的不僅僅是員工做事、處事的態(tài)度，更多的是關(guān)系到企業(yè)的形象和聲譽。
    活動組在明確任務(wù)后，立即挑選落實成員，分工責(zé)任到人，做到集思廣益、發(fā)揮團隊作用。在醞釀考察活動方案時，活動組積極參與，最終確定了A、B、C三條考察線路，并進一步與旅行社明確日程安排、具體地點、用餐標準和車輛配備等情況，努力做到周密籌備。
    18日，根據(jù)工作安排，我們早早來到賓館布置好簽到處。隨著代表陸續(xù)抵達，會務(wù)組和活動組熱情細致地做好代表簽到、考察線路登記、會議資料發(fā)放、引導(dǎo)辦理入住手續(xù)等工作，忙碌、緊湊又有序，一直持續(xù)到晚上11點多。當天，活動組負責(zé)代表考察線路的選擇和介紹。由于電腦數(shù)據(jù)不能共享，活動組不能準確掌握代表的信息，給考察登記帶來了難度。但是活動組本著積極負責(zé)的態(tài)度，利用移動e管家，在18、19日多次發(fā)送短信，溫馨提醒代表及時登記考察線路，以彌補重復(fù)登記的不便。活動組與會務(wù)組相互協(xié)調(diào)，認真核對人數(shù)，登記考察人員，確保信息不遺漏。
    20日，是活動組的重頭戲。由于當日下了小雨、氣溫驟降，活動組預(yù)先通過短信提醒代表出發(fā)前及時添衣并帶好雨具。共有146人參加考察活動，代表年齡參差不齊，活動組讓志愿者對年長的代表要特別留意照顧，處處體現(xiàn)細心關(guān)懷、無微不至。由于參加B線的考察人員多達91人，領(lǐng)隊在出發(fā)前一再重申，大家要注意財產(chǎn)和生命安全，鄰坐要相互照顧，并告之其聯(lián)系方式。因時值雙休日，景區(qū)人流較大，但我們努力克服了代表們在景區(qū)自由活動帶來的管理難度，并盡力滿足他們的個性需求，如增加購買土特產(chǎn)的時間，等等。令人欽佩的是，降溫后志愿者仍穿著單衣服務(wù)在考察點上，尤其是黨辦副主任韋新，在年齡較大、身體不適且家中有要事急需處理的情況下，毅然堅持負責(zé)C線考察活動，一直堅守到最后把大家安全送到賓館。帶病堅持、默默工作雖然只是一件小事，但是他們這種舍小家、顧大家的無私奉獻精神，值得我們學(xué)習(xí)和發(fā)揚。
    為期三天的會務(wù)工作盡管忙碌而緊張，但是個中的喜悅已經(jīng)沖淡了辛苦和勞累。全體工作人員都能樹立大局觀念和一盤棋思想，各負其責(zé)，分工不分家，對交叉性工作加強溝通、相互銜接，圓滿完成了各項任務(wù)，交出了一份合格的答卷。（工會辦公室 陳黎萍）
 

青年志愿服務(wù)隊

    青年志愿服務(wù)隊根據(jù)集團公司的統(tǒng)一部署，在會前一個月就制定了工作計劃和預(yù)案，明確分工，落實責(zé)任。我們的工作主要包括參會領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓接站、后勤保障和會務(wù)協(xié)助等方面，任務(wù)繁雜、頭緒較多、時間跨度大。我們的主要任務(wù)，一是去機場、火車站迎接參會領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓。我們隨同集團公司領(lǐng)導(dǎo)一起在機場、火車站迎候，嶄新、鮮艷又體現(xiàn)企業(yè)形象的紅馬甲、小紅帽成為一道亮麗的風(fēng)景線。集團公司領(lǐng)導(dǎo)、會務(wù)組織部門充分考慮到杭州的交通狀況，制定了周密的計劃，指導(dǎo)志愿者克服了種種困難，順利完成了接站工作，并陪同代表到達目的地與會務(wù)組人員做好交接工作。二是在賓館各區(qū)域做好現(xiàn)場引導(dǎo)、維持秩序及后勤保障等工作。我們事先熟悉了駐地的環(huán)境，努力做到微笑相迎、有問必答。三是協(xié)助會務(wù)組人員安排代表報到、住宿等工作。由于參會人員多達400人，因此工作復(fù)雜繁瑣，但是我們不嫌麻煩、靈活機動、妥善應(yīng)對。四是會后陪同代表考察，介紹杭州及企業(yè)概況，一路歡聲笑語，在與代表的交流中受益匪淺。
    在全體志愿者的共同努力下，服務(wù)工作順利完成，大家團結(jié)一心、熱情細致的服務(wù)和充滿朝氣的良好精神面貌得到了與會領(lǐng)導(dǎo)和代表的贊許，中國市政工程網(wǎng)記者還對我們專門進行了采訪和報道，我們由衷地感到開心和自豪。
    通過這次服務(wù)活動，我們也看到了存在的不足，由于是初次承擔(dān)大型會議服務(wù)工作，志愿者表現(xiàn)得熱情有余、經(jīng)驗不足，在遇到問題時，與大會組織者的匯報、交流不夠，有時出現(xiàn)了工作銜接不到位等情況，有待改進和提高。不過有了第一次的經(jīng)驗，我們相信今后會加倍努力、揚長避短、做得更好。（計劃合約部 郭霞輝）